Desde hace muchos años nos hemos especializado por las soluciones de sistemas de información, y no podemos dejar de notar en qué medida dicho asunto permanece como algo desconocido para muchos pequeños emprendedores que, simplemente por falta de información, pierden la excelente oportunidad de mejorar el control que tienen sobre sus empresas.

Con el objetivo de esclarecer algunas de las dudas más comunes sobre los sistemas integrados de gestión empresarial, nos planteamos una serie de interrogantes:

1. ¿Cuál es la situación actual de las empresas en relación con los sistemas de gestión?

Ésta es una cuestión interesante. Hasta hace algunos años los sistemas informatizados se restringían a grandes empresas y garantizaban una enorme ventaja competitiva frente a la competencia. Con el paso del tiempo, se introdujeron nuevas tecnologías, los sistemas pasaron a controlar todas las operaciones de manera integrada, se volvieron más baratos y de este modo, lo que era para un sector reducido se transformó en un requisito para cualquier empresa. En un mercado competitivo y exigente como el actual, es prácticamente imposible para una empresa crecer y sobrevivir sin un sistema de gestión.

2. Entonces, ¿hoy es imposible tener una empresa sin un sistema de gestión?

Eso varía bastante, según la actividad y el tamaño de la empresa. Si la empresa es muy pequeña por ejemplo, los procesos son muy simples, y es posible sobrevivir sin informatización, aunque eso requiera un esfuerzo manual y haga que se tomen algunas decisiones importantes de modo intuitivo, debido a una escasez de información. Ahora intente imaginar una empresa un poco más compleja, con muchos colaboradores, sin un sistema informatizado, intentando competir con una empresa del mismo segmento, pero que posee sistemas ERP, CRM y de BI (Business Intelligence). No es difícil adivinar quién contará con productos y servicios en mayor escala, con menor precio y con mejor calidad, además de información precisa sobre el mercado y el propio negocio, posibilitando decisiones rápidas e inteligentes.

3. ¿Qué significan las siglas ERP, CRM, BI?

Antes, los sistemas informatizados funcionaban aisladamente unos de otros. En cada empresa había un sistema para contabilidad, otro para lo financiero, etc. Aunque esto garantizaba un buen control dentro de cada sección o departamento, generaba problemas para la empresa, pues la misma información era dada de alta en varios sistemas y, cuando se necesitaba recuperarla siempre había una duda: ¿en cuál de esos sistemas se encontraba la información correcta, la más actualizada? Esa situación también generaba dificultades para mantener varios contratos con proveedores diferentes (y con políticas distintas) de software, además de dificultades tecnológicas para mantener varios programas, no siempre compatibles entre sí, y cada uno de ellos con requisitos específicos de hardware, sistema operativo, base de datos, etc.

La creación del concepto de ERP (Enterprise Resources Planning) culminó en el desarrollo de sistemas integrados de gestión empresarial, o sea, un mismo sistema que era capaz de controlar toda la información y las operaciones de una empresa, sin que exista una redundancia de datos, con mayor seguridad, y posibilitando que los gerentes monitoreen el desarrollo del negocio en tiempo real.

La gerencia de relación con clientes o CRM (Customer Relationship Management) se incorporó con posterioridad a los sistemas integrados, para garantizar un mayor control en las acciones de fidelización de clientes y sus resultados. El BI (Business Intelligence) consiste en un conjunto de sistemas capaces de hacer extracciones de las bases de datos de los sistemas ERP/CRMs con el objetivo de analizar desempeños, tendencias y diversas relaciones, en forma de informes y gráficos, lo que puede ayudar en la realización de análisis complejos de la información de la empresa y el mercado.

4. Eso es impresionante, pero ¿esta implementación no es demasiado costosa para pequeñas empresas?

Al principio, sólo las grandes corporaciones poseían sistemas de gestión, pero actualmente la situación cambió. Con el desarrollo de las tecnologías y la madurez de los sistemas, el precio se redujo y con la saturación del mercado de las grandes empresas, las proveedoras de soluciones comerciales están obligadas a insertarse en las pequeñas y medianas empresas. Las grandes empresas de tecnología están ingresando a este segmento del mercado. Por ejemplo, SAP lanzó Business All-in-One, haciendo foco muy claro en las pequeñas y medias empresas.

5. ¿Se puede decir que esos sistemas son la solución para todos los problemas de una empresa?

Absolutamente no. La solución para las empresas reside esencialmente en las personas que trabajan en ella. El sistema de gestión es una poderosa herramienta que, cuando es bien utilizada, aporta muchos beneficios, pero por sí sólo no es capaz de resolver todos los problemas. Si usted tiene un martillo y su competencia tiene una piedra, usted es más eficiente que él en la tarea de clavar un clavo, pero si usted no sabe usar el martillo, va a terminar por martillarse un dedo.

Se requiere de disciplina y del compromiso de los colaboradores para que un sistema de gestión funcione adecuadamente. No es posible controlar las operaciones si la empresa no tiene criterios y reglas para esas operaciones, ni es posible obtener informes y análisis si las áreas no dan de alta la información correctamente en el sistema.

Por este motivo, todo proyecto de implantación de una solución de software de gestión implica un análisis de los procesos de la empresa para efectuar mejoras, correcciones y adaptaciones, antes de contemplarlos en el sistema. Es importante que la empresa contratada para la implantación cuente con personal calificado para esta tarea.

6. Entonces, ¿no alcanza con comprar el sistema, es preciso contratar una empresa para implementarlo?

En realidad ambas cosas se dan juntas. Cuando la empresa decide comprar un sistema de gestión, el propio proveedor del sistema ya monta un proyecto, contemplando consultoría y entrenamiento, además de las licencias del software en sí.

7. Para finalizar, ¿cuál sería el mensaje para las empresas que están interesadas en implementar un sistema de gestión?

Se puede decir que sigan adelante. Además, la duda con respecto a un proyecto que puede cambiar radicalmente el modo en que la empresa trabaja es natural, pero una buena gerencia de proyectos puede minimizar la mayoría de los riesgos y, al analizar las ganancias que se pueden tener con un buen sistema de gestión no es difícil percibir que, en la mayoría de los casos, vale la pena.